ProAdvisor Prep: Level 2 — Sales, Customers & Advanced Billing

Well, shit. We made it to Level 2.

Wallace is excited. Gertrude is wearing a sweater and pretending she has always understood advanced billing. I have checked the current Intuit documentation because Gemini, aka Gemindiarrhea has already demonstrated that confidence and accuracy are two entirely different subscription plans. *Please stay tuned until the end for the reasons I have made examples out of the things Gemini will confidently tell you. I used it a bit on this tutorial to make a point. And it was definitely made.

Welcome to QuickBooks Online Certification Level 2.

Before we get into the good stuff, I want to correct one idea immediately: Level 1 was not just about getting data into QuickBooks.

We learned how to navigate the damn thing without destroying Brenda’s books. We built clients, imported data, dealt with bank feeds, matched transactions, reconciled accounts, interpreted reports, and learned how and why to protect completed periods.

That gave us a foundation.

Level 2 starts asking what happens when the client’s business doesn’t fit neatly into the simplest workflow.

That’s a much more interesting problem.

And apparently we’re beginning with sales, customers, and advanced billing.

We’re Not Memorizing More Buttons

If Level 1 taught us anything, I hope it was this:

Knowing where a button lives is not the same thing as knowing what the hell you’re doing.

QuickBooks moves things. Interfaces change. Features vary by subscription. Intuit occasionally wakes up and decides the thing you’ve clicked 400 times belongs somewhere else now.

So we’re continuing the same approach in Level 2.

We’re learning:

What problem does this feature solve? Why would a business use it? What does it actually do to the books? And when should a human stop and investigate before clicking anything?

Today, that means three things:

1. Enhanced custom fields.
2. Progress invoicing.
3. Delayed charges and delayed credits.

And those three features have something in common: they let QuickBooks better reflect how a real business actually operates instead of forcing every business through exactly the same workflow.

Enhanced Custom Fields: Because Businesses Track Weird Shit

Every business has information that matters specifically to that business.

Maybe it’s a project manager.

A property.

A sales representative.

A vendor ID.

A contract number.

A lease expiration date.

Or some other piece of information that would make absolutely no sense to another company but is vital to this one.

That’s where custom fields come in.

QuickBooks Online Advanced supports enhanced custom fields using text, number, date, and dropdown-list data. They can be used with transactions and with customer and vendor profiles, and those fields can also help organize, search, sort, and filter information—including reports.

Here’s where our first Level 2 lesson in VERIFY THE DAMN THING arrived courtesy of Gemindiarrhea.

I am specifically picking on Gemini because it has been shoved down our throats at work to be used when their garbage AI returns garbage. Gemini is not much better. I don’t care who created it. I don’t care who is telling us to use it. I don’t care if it can connect to your workspace. It is not a substitute for genuine learning. It is not even a decent AI, as far as AI goes.

It originally told me:

QuickBooks Online Plus is limited to 3 custom fields.

Current Intuit documentation says (roughly):

No the fuck it isn’t.

As of this writing, the current limits per transaction are:

QBO plan	Custom fields
Simple Start	1
Essentials	4
Plus	4
Advanced	12

Advanced also supports additional field types and broader uses than the lower tiers.

🐱 Gertrude has issued our first Level 2 Oily Butt Fact-Check Violation.

We’re one lesson in.

Outstanding.

The Important Part Isn’t “How Do I Create a Field?”

That’s easy enough to learn.

The more useful question is:

Why does this client need the field?

Imagine our fictional client, Resistance Coffee & Books, starts managing events for local authors.

They want to track the staff member responsible for each event.

Could we create a field called Event Manager?

Sure.

But before creating shit simply because QuickBooks lets us, we should ask what they intend to do with that information.

Do they need it displayed on a transaction?

Do they want to search or filter by it?

Do they need it for reporting?

Is there already another QBO feature intended to track the same information?

That’s the Level 2 difference I’m interested in.

We’re not collecting features like Pokémon.

We’re solving business problems.

Progress Invoicing: One Estimate, Multiple Invoices

Now suppose Resistance Coffee & Books expands into something catastrophically ambitious because apparently nobody in this fictional company knows how to sit down.

They’re renovating a second location.

The contractor estimates the project at $30,000, but doesn’t expect the client to pay $30,000 before they’ve even swung a hammer.

Instead, billing happens as the project progresses.

That’s what progress invoicing is designed to handle.

QuickBooks lets you create multiple partial invoices from a single estimate. Current Intuit instructions place the setting under:

Settings → Account and settings → Sales → Progress Invoicing

Turn on Create multiple partial invoices from a single estimate.

And there’s an important relationship here:

Estimate → Progress Invoice(s)

You need progress invoicing enabled and an estimate to work from. An accepted estimate can be converted into an invoice, and you can create multiple progress invoices against that estimate. You can also begin an invoice for a customer who has an open estimate and add that estimate from the suggested transactions area.

So don’t tattoo one particular click path onto your brain.

Learn the relationship.

The estimate is the foundation. The progress invoices bill against it over time.

And QuickBooks Keeps Track

QuickBooks maintains the connection between the estimate and its progress invoices, including how much has already been invoiced.

Once you’ve invoiced the entire estimate, the estimate status changes to Converted. If you try to invoice beyond 100% of the estimate, QuickBooks limits what you can add to the remaining balance.

That gives both the accountant and the business something extremely useful:

context.

Instead of staring at a pile of unrelated invoices wondering how the hell they relate to a $30,000 project, we can follow the billing back to the original estimate.

That’s the part I want you to understand.

Not merely where Convert to invoice lives.

Delayed Charges: “Bill Them for This Later”

Now we’re getting into something I think is easier to understand if we temporarily stop speaking Accountant.

Suppose Resistance Coffee & Books has a consultant working throughout September.

They’ve performed $300 worth of work today.

The work needs to be billed eventually, but the customer receives one invoice at the end of the month.

We need QuickBooks to remember:

Hey. This customer owes us for this thing when we’re ready to invoice them.

That’s what a delayed charge can do.

A delayed charge is a non-posting transaction. It lets you record something that should be billed later without creating the invoice yet. When you’re ready to invoice the customer, you can add one or more delayed charges to that invoice.

That phrase matters:

Non-posting.

The delayed charge is not sitting there pretending you’ve already invoiced the customer.

It’s waiting for the next step.

Delayed Credits: “Give Them This Later”

Now flip the situation.

Maybe Resistance Coffee & Books promised a customer a $50 credit toward their next invoice.

We don’t necessarily want to reduce the customer’s existing balance right now.

We want to remember:

When we create a future invoice, this customer gets $50 off.

That’s where a delayed credit comes in.

Intuit distinguishes a delayed credit from a credit memo specifically because the delayed credit is intended for future use and doesn’t immediately reduce the customer’s current open balance. You later add it to an invoice as a line item, at which point it reduces that invoice.

So here’s the mental model I want:

Delayed Charge: Bill them for this later.

Delayed Credit: Reduce a future invoice by this later.

Neither one means:

QuickBooks has completed the accounting process and the human may now wander off in search of snacks.

And No, The Delayed Credit Doesn’t Magically Apply Itself

This was another little Gemindiarrhea treasure.

It told me the delayed credit:

“applies itself to reduce the total balance due.”

That’s a dangerous little wording choice because it makes the process sound automatic.

Current Intuit instructions say you create the invoice, locate the customer’s delayed credit among their open transactions, and add it to the invoice.

The distinction matters.

And this is exactly the sort of thing we’re going to watch carefully in Level 2:

What did QuickBooks automate? What is it merely holding for later? And what action does the human still have to take?

🐕🐱 Wallace & Gertrude’s Level 2 Scavenger Hunt

You know the rules.

Sample/demo company or another environment where you have permission to experiment.

Do not go exploring inside Brenda’s actual books because you suddenly feel Level 2 powerful.

Find the following and explain what each one does rather than merely proving you found the button:

• Locate the custom-fields area and determine which field types are available in your environment.
• Create or inspect a custom field and determine where it can appear.
• Find the Progress Invoicing setting.
• Find an estimate and determine how QuickBooks connects it to an invoice.
• Find where QuickBooks shows the relationship between an estimate and its progress invoices.
• Locate Delayed charge.
• Locate Delayed credit.
• Determine how a delayed charge gets onto an invoice.
• Determine how a delayed credit gets onto an invoice.
• Identify which of those two delayed transactions adds to what you’ll eventually bill and which reduces a future invoice.

Bonus: Find something in your particular QBO interface that doesn’t live exactly where this post says it does.

Congratulations.

You’ve discovered why we learn concepts instead of worshipping screenshots.

Resistance Coffee & Books Has Problems Again

Let’s make this practical.

Our beloved fictional accounting disaster has three situations:

Situation 1: They want every applicable transaction to identify which employee manages a particular business relationship.

Think custom field—but first determine exactly what they need to track, where they need that information, and what they intend to do with it.

Situation 2: They’ve accepted a $12,000 estimate for a project, but the customer will be billed as work is completed.

Think progress invoicing.

The estimate establishes the overall scope/value. Progress invoices handle billing over time.

Situation 3: A customer has accumulated $450 in billable work, but receives one monthly invoice. They also have a $25 goodwill credit promised for that next invoice.

Now we potentially have both:

$450 → delayed charge
$25 → delayed credit

When invoice time arrives, those pieces can be brought into the appropriate invoice workflow.

Same customer.

Different jobs.

Different tools.

Mini Quiz: Gertrude Has Prepared Her Oily Butt.

1. A business wants to track a contract expiration date using a purpose-built custom field in QBO Advanced. Which field type makes the most sense?

A. Date
B. Number
C. Dropdown because dropdowns fix everything
D. Ask Wallace

2. What is the foundational transaction for progress invoicing?

A. Expense
B. Estimate
C. Delayed charge
D. Whatever transaction looks most financially adventurous

3. You performed work today that needs to appear on the customer’s invoice at the end of the month. Which feature might be appropriate?

A. Delayed charge
B. Delayed credit
C. Reconciliation
D. Gertrude’s forensic seal

4. A customer has been promised a reduction on a future invoice, but you don’t want to reduce their current open balance immediately. What should you investigate?

A. Delayed credit
B. Delayed charge
C. Bank rule
D. Closing the books and pretending none of this happened

5. You create a delayed credit. What happens next?

A. It automatically finds the customer’s next invoice through accounting telepathy.
B. It immediately reduces their current balance.
C. It remains available for future use and can be added to an invoice.
D. Wallace mails them cash.

Answer key: 1-A, 2-B, 3-A, 4-A, 5-C.

If you picked A on #5, Gertrude the Sphynx is already on her way to make an oily butt print on your desk.

And remember:

Once Gertrude achieves Oily Butt Velocity, not even Wallace can stop her.

Level 2 Is Already Showing Us the Point

I don’t think the interesting part of Level 2 is that we’re finally allowed to touch the fancy buttons.

The interesting part is that we’re starting to encounter situations where several technically possible workflows might exist, and we need to understand the business well enough to choose appropriately.

That’s a different skill.

A custom field isn’t useful because it’s customizable.

Progress invoicing isn’t useful because it makes multiple invoices.

A delayed transaction isn’t useful because QuickBooks remembers it.

They’re useful when they solve the right problem.

That’s where the human becomes important.

The machine can store the field.

The machine can track the estimate.

The machine can hold the delayed charge.

The machine can remember the delayed credit.

The Resistance Accountant has to understand why any of those things should exist in the first place.

Level 2 has begun.

Wallace and Gertrude are refreshed, cheerful, and absolutely not permitted to look as exhausted as I currently feel.

Use the machine. Train the human.

And apparently now:

Verify Gemindiarrhea.

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Why I Keep Showing You When Gemini Fucks Up

Before anybody thinks I’m picking on Gemini just because I enjoy watching Gertrude issue disciplinary ass prints, there’s a reason I’m going to point these mistakes out when I catch them.

I’ve had people tell me they’re using AI to test out of this training.

Yes.

In Accounting Against the Machine.

The thing whose entire premise is training humans to be harder to replace.

I’ll give you a moment.

At work, Gemini is the AI tool people are specifically being directed toward when they aren’t using the built-in Intuit AI tools. So naturally, people are using it. A lot.

And I use AI too. Obviously.

Hello. Have you met me?

I’m not anti-AI, and this isn’t going to turn into AI BAD, HUMAN GOOD, SMASH COMPUTER WITH ROCK. AI is extraordinarily useful when you understand what you’re asking it to do and understand that its answer still needs a human brain attached to it.

The problem is when you use it to skip learning the thing you’re eventually supposed to know.

Especially when it does shit like this. I went and asked Gemini some questions from the material.

Gemini confidently told me that QuickBooks Online Plus supports 3 custom fields per transaction.

Current Intuit documentation says 4.

That’s not an obscure philosophical disagreement about accounting methodology. That’s a factual product detail that we can check against the company that makes the fucking product.

And it was wrong.

Confidently.

This is exactly why I point out the mistakes in these walkthroughs instead of quietly correcting them and pretending the first draft descended from heaven fully formed.

I want you to see the failure when you blindly accept AI regurgitation.

Because if you’re going to use AI while you’re learning—and apparently some of you motherfuckers absolutely are—I would much rather teach you to look at an AI answer and think:

“Okay. Now how do I know that’s true?”

than have you copy the answer, pass an assessment, collect a badge, and discover six months later with an actual client’s books open that the machine taught you something that wasn’t true.

And there’s another reason this matters.

Intuit explicitly allows learners to test out by going directly to certification testing; its current ProAdvisor guidance also says training is optional.

So yes, testing out is a legitimate pathway.

But testing out and knowing the material are not necessarily the same accomplishment.

If you genuinely know this shit already? Fantastic. Demonstrate it and move on.

If an AI knows enough of it to get you through something while you don’t understand it?

Congratulations.

You have just certified the robot.

That’s not what I’m trying to accomplish here.

I don’t care nearly as much about getting you through an exam as I care about what happens when a real human being eventually says:

“Hey, something is fucked up in my QuickBooks. Can you help me?”

At that point Gemini can absolutely sit beside you.

ChatGPT can sit beside you.

Claude can sit beside you.

Whatever Intuit’s AI has evolved into by the time you read this can sit beside you.

Use the machine.

Ask it questions.

Make it explain something differently.

Let it help you brainstorm possibilities.

Then verify important shit.

Because QuickBooks itself changes, too. Intuit says its products continually change and its certification courses and exams are updated or replaced accordingly. An AI answer can therefore be wrong because it hallucinated, because its information is stale, because the interface changed, or because you asked a question badly enough that it confidently answered a different one.

The reason almost doesn’t matter when you’re about to make a decision in someone’s actual books.

What matters is whether you know enough to recognize that something smells wrong.

That’s what I’m trying to train.

Not people who can produce answers.

People who can evaluate answers.

So when Gemindiarrhea shits the bed in this series, I’m going to show you.

There’s an important distinction here that keeps getting lost: using AI isn’t the problem.

I use AI and I will not sit here and pretend I don’t. I prefer chatGPT if we’re being totally honest. Some of the images in this series are AI-generated. I’m an artist, and i will never tell you some AI generated image is my art, but the point of THIS series is to learn Quick Books. Not draw cute dogs and stinky nekkid babies. So I let Roland do that part while I worked through these trainings and wrote these tutorials by explaining to myself what I learned out loud in a mirror. That helped me explain it better here. AI helps me research, organize material, challenge explanations, and check my own work. But it does not have full control of my brain or content. The day it does, pull the proverbial plug, please.

But seriously. The question is what are we asking the human to demonstrate?

If AI helps you learn a skill, fantastic.

If AI performs the exact skill an assessment is supposed to determine whether you possess, that’s something very different.

AI-assisted learning and AI-substituted assessment are not the same thing.

If the goal is to train the human, the human eventually has to do some of the goddamned thinking.

Not because AI is useless.

Because AI is useful enough that you’re going to use it anyway.

And I want you to be better than it.

🐱 Gertrude will continue handling enforcement. Please don’t disappoint Gertrude, y’all.

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Für meine deutschen Freunde 🇩🇪

Diese Version ist für meine deutschen Freunde, die inzwischen offenbar sogar meine Freitags-Tanzpflichten übernommen haben. Fachbegriffe und QuickBooks-Bezeichnungen bleiben teilweise auf Englisch, weil genau so die Software und die Zertifizierung sie verwenden.

ProAdvisor-Vorbereitung: Level 2 — Sales, Customers & Advanced Billing

Scheiße. Wir haben es tatsächlich bis Level 2 geschafft.

Wallace ist begeistert. Gertrude trägt einen Pullover und tut so, als hätte sie Advanced Billing schon immer verstanden. Und ich habe die aktuellen Intuit-Unterlagen überprüft, denn Gemindiarrhea hat bereits eindrucksvoll bewiesen, dass Selbstbewusstsein und Genauigkeit zwei völlig unterschiedliche Abonnements sind.

Willkommen bei QuickBooks Online Certification Level 2.

Bevor wir anfangen, möchte ich eines sofort klarstellen: Level 1 ging nicht einfach nur darum, Daten irgendwie in QuickBooks hineinzubekommen.

Wir haben gelernt, uns in QBO zurechtzufinden, ohne Brendas Bücher zu zerstören. Wir haben Mandanten eingerichtet, Daten importiert, Bank Feeds bearbeitet, Transaktionen zugeordnet, Konten abgestimmt, Reports interpretiert und gelernt, wie und warum abgeschlossene Perioden geschützt werden.

Das war unser Fundament.

In Level 2 geht es zunehmend darum, was passiert, wenn das tatsächliche Geschäft eines Mandanten nicht ordentlich in den einfachsten Standard-Workflow passt.

Und genau da wird es interessant.

Diesmal beginnen wir mit Sales, Customers und Advanced Billing.

Wir lernen nicht einfach nur mehr Knöpfe auswendig

Wenn Level 1 uns hoffentlich eines beigebracht hat, dann das:

Zu wissen, wo ein Button ist, bedeutet noch lange nicht, dass man weiß, was zum Teufel man eigentlich tut.

QuickBooks verschiebt Dinge. Benutzeroberflächen ändern sich. Funktionen hängen vom jeweiligen Abonnement ab. Und manchmal wacht offenbar jemand bei Intuit morgens auf und beschließt, dass der Button, den du bereits 400-mal angeklickt hast, heute woanders wohnen soll.

Deshalb bleibt unser Ansatz in Level 2 derselbe:

Welches Problem löst diese Funktion? Warum würde ein Unternehmen sie verwenden? Was macht sie tatsächlich mit den Büchern? Und wann sollte ein Mensch aufhören zu klicken und erst einmal nachdenken?

Heute beschäftigen wir uns mit drei Dingen:

1. Enhanced Custom Fields
2. Progress Invoicing
3. Delayed Charges und Delayed Credits

Alle drei haben etwas gemeinsam: Sie helfen dabei, QuickBooks an die tatsächlichen Abläufe eines Unternehmens anzupassen, anstatt jedes Unternehmen durch exakt denselben Workflow zu prügeln.

Enhanced Custom Fields: Weil Unternehmen seltsamen Scheiß verfolgen müssen

Jedes Unternehmen hat Informationen, die speziell für dieses Unternehmen wichtig sind.

Vielleicht ist es ein Projektmanager.

Eine Immobilie.

Ein Vertriebsmitarbeiter.

Eine Vendor ID.

Eine Vertragsnummer.

Ein Ablaufdatum.

Oder irgendeine andere Information, die für ein anderes Unternehmen vollkommen irrelevant wäre, hier aber wichtig ist.

Dafür gibt es Custom Fields.

QuickBooks Online Advanced unterstützt erweiterte benutzerdefinierte Felder mit Text-, Zahlen-, Datums- und Dropdown-Datentypen. Sie können unter anderem bei Transaktionen sowie Kunden- und Lieferantenprofilen eingesetzt werden und beim Organisieren, Suchen, Sortieren, Filtern und Reporting helfen.

Und hier bekamen wir dank Gemindiarrhea direkt unsere erste Level-2-Lektion in:

ÜBERPRÜF DEN VERDAMMTEN SCHEISS.

Die erste AI-Fassung behauptete, QuickBooks Online Plus unterstütze nur drei Custom Fields pro Transaktion.

Die aktuelle Intuit-Dokumentation sagt:

Nein. Tut es verdammt noch mal nicht.

Aktuell gelten pro Transaktion:

QBO-Version	Custom Fields
Simple Start	1
Essentials	4
Plus	4
Advanced	12

Advanced bietet darüber hinaus zusätzliche Feldtypen und Einsatzmöglichkeiten.

🐱 Gertrude hat damit den ersten Level-2-Verstoß gegen die Oily-Butt-Faktenprüfung festgestellt.

Wir sind ungefähr fünf Minuten hier.

Läuft hervorragend.

Der wichtige Teil ist nicht: „Wie erstelle ich ein Feld?“

Das lässt sich lernen.

Die wichtigere Frage lautet:

Warum braucht dieser Mandant dieses Feld überhaupt?

Nehmen wir wieder unser fiktives Chaosunternehmen Resistance Coffee & Books.

Sie beginnen, Veranstaltungen für lokale Autoren zu organisieren, und möchten festhalten, welcher Mitarbeiter für welche Veranstaltung verantwortlich ist.

Könnten wir ein Feld namens Event Manager erstellen?

Natürlich.

Aber bevor wir Dinge erstellen, nur weil QuickBooks uns die Möglichkeit dazu gibt, sollten wir fragen, was das Unternehmen mit dieser Information machen möchte.

Soll sie auf einer Transaktion erscheinen?

Muss danach gesucht oder gefiltert werden?

Wird sie für Reports benötigt?

Gibt es bereits eine andere QBO-Funktion, die für genau diesen Zweck gedacht ist?

Wir sammeln keine Funktionen wie Pokémon.

Wir lösen Geschäftsprobleme.

Progress Invoicing: Ein Estimate, mehrere Invoices

Stellen wir uns vor, Resistance Coffee & Books wird plötzlich noch ehrgeiziger, weil offenbar niemand in diesem fiktiven Unternehmen jemals gelernt hat, einfach mal stillzusitzen.

Sie renovieren einen zweiten Standort.

Der Auftragnehmer erstellt ein Estimate über 30.000 Dollar, erwartet aber vernünftigerweise nicht, dass der Kunde alles bezahlt, bevor überhaupt jemand einen Hammer angefasst hat.

Stattdessen wird nach Projektfortschritt abgerechnet.

Dafür gibt es Progress Invoicing.

QuickBooks ermöglicht mehrere Teilrechnungen aus einem einzigen Estimate.

Der wichtige Zusammenhang lautet:

Estimate → Progress Invoice(s)

Das Estimate bildet die Grundlage. Die Progress Invoices rechnen im Laufe des Projekts dagegen ab.

Lernt den Zusammenhang, nicht nur den Klickpfad.

Delayed Charges: „Das stellen wir später in Rechnung“

Resistance Coffee & Books hat einen Berater, der im Laufe des Monats Leistungen erbringt.

Heute wurden Leistungen im Wert von 300 Dollar erbracht.

Der Kunde bekommt aber erst am Monatsende eine einzige Rechnung.

QuickBooks soll sich also merken:

Hey. Das müssen wir diesem Kunden später noch berechnen.

Dafür kann ein Delayed Charge verwendet werden.

Ein Delayed Charge ist eine non-posting transaction. Die Leistung kann erfasst werden, ohne dass bereits eine Invoice erstellt wird. Später kann der Delayed Charge einer Rechnung hinzugefügt werden.

Und dieses Wort ist wichtig:

Non-posting.

QuickBooks tut nicht so, als wäre der Kunde bereits fakturiert worden.

Der Vorgang wartet auf den nächsten Schritt.

Delayed Credits: „Das ziehen wir später ab“

Jetzt drehen wir die Situation um.

Vielleicht wurde einem Kunden ein 50-Dollar-Guthaben für die nächste Rechnung versprochen.

Wir wollen damit nicht unbedingt sofort seinen aktuellen offenen Saldo verändern.

Wir möchten festhalten:

Bei der nächsten Rechnung bekommt dieser Kunde 50 Dollar gutgeschrieben.

Dafür gibt es einen Delayed Credit.

Ein Delayed Credit ist für eine spätere Verwendung vorgesehen. Er reduziert nicht sofort den derzeit offenen Saldo des Kunden. Später wird er einer Invoice hinzugefügt und reduziert dann diese Rechnung.

Unser einfaches Denkmodell:

Delayed Charge: Das stellen wir später in Rechnung.

Delayed Credit: Das ziehen wir von einer zukünftigen Rechnung ab.

Und nein, der Delayed Credit schwebt nicht magisch durch QuickBooks und heftet sich telepathisch an die nächste Rechnung.

Der Mensch muss immer noch etwas tun.

Warum ich euch zeige, wenn AI Scheiße baut

Bevor jemand denkt, ich hacke nur auf Gemini herum, weil Gertrude gerne disziplinarische Arschabdrücke verteilt:

Es gibt einen Grund, warum ich diese Fehler nicht still und heimlich korrigiere.

Ich höre inzwischen von Leuten, dass sie AI benutzen, um Teile dieses Trainings zu überspringen und direkt den Test zu machen.

Ja.

In Accounting Against the Machine.

In der Serie, deren verdammtes Grundprinzip lautet:

Training humans to be harder to replace.

Ich warte kurz.

Ich benutze selbst ständig AI. Offensichtlich. Diese Serie hat AI-Fingerabdrücke überall. Einige der Bilder wurden mit AI erstellt. AI hilft mir beim Recherchieren, Organisieren, Gegenprüfen und dabei, Erklärungen auseinanderzunehmen.

AI zu benutzen ist nicht das Problem.

Die Frage ist:

Welche Fähigkeit soll der Mensch bei dieser Aufgabe eigentlich beweisen?

Wenn AI dir hilft, eine Fähigkeit zu lernen: hervorragend.

Wenn AI genau die Fähigkeit für dich ausführt, die eine Prüfung bei dir messen soll: Das ist etwas völlig anderes.

AI-unterstütztes Lernen und eine durch AI ersetzte Prüfungsleistung sind nicht dasselbe.

Wenn das Ziel darin besteht, den Menschen zu trainieren, muss der Mensch irgendwann auch einen Teil des verdammten Denkens übernehmen.

Und hier ist, was euch das Test-Out nicht gibt

Es gibt noch einen Grund, warum mich „AI hat mir geholfen, aus dem Training herauszutesten“ nicht besonders beeindruckt:

CPE Credits.

Intuit sagt ausdrücklich: Man kann direkt zur Zertifizierungsprüfung gehen und damit aus dem Training heraus testen, aber dafür gibt es keine CPE Credits. Um diese Credits zu erhalten, müssen die entsprechenden Lernkurse absolviert werden.

Wenn du QuickBooks seit Jahren benutzt und den Stoff tatsächlich schon beherrschst?

Dann test dich verdammt noch mal raus.

Genau dafür gibt es diese Möglichkeit.

Beweise, was du bereits weißt, und mach weiter.

Wenn aber eine AI genug weiß, um dich durch eine Prüfung zu bringen, während du das Thema nicht verstanden hast?

Herzlichen Glückwunsch.

Du hast gerade den Roboter zertifiziert.

Und möglicherweise einen Roboter, der gerade noch behauptet hat, drei sei vier.

Das ist nicht anti-AI.

Das ist die Quittung.

Ich will nicht nur Menschen trainieren, die Antworten produzieren können.

Ich will Menschen trainieren, die Antworten beurteilen können.

Denn irgendwann wird ein echter Mensch zu dir kommen und sagen:

„Hey, irgendwas ist in meinem QuickBooks völlig im Arsch. Kannst du mir helfen?“

Dann darf Gemini neben dir sitzen.

ChatGPT darf neben dir sitzen.

Claude darf neben dir sitzen.

Was auch immer Intuits AI bis dahin geworden ist, darf ebenfalls neben dir sitzen.

Benutzt die Maschinen.

Stellt Fragen.

Lasst euch Dinge anders erklären.

Lasst euch Übungsfälle erstellen.

Lasst euch abfragen.

Aber überprüft wichtigen Scheiß.

Denn das Ziel ist nicht, dass AI für euch denken kann.

Das kann sie bereits.

Das Ziel ist, dass ihr genug versteht, um zu merken, wenn sie Scheiße erzählt.

Wallace & Gertrudes Level-2-Schnitzeljagd 🐕🐱

Ihr kennt die Regeln:

Sample-/Demo-Company oder eine andere Umgebung, in der ihr ausdrücklich experimentieren dürft.

Nicht Brendas echte Bücher.

Findet Folgendes und erklärt anschließend was es macht, statt mir nur zu beweisen, dass ihr den Button gefunden habt:

• Findet den Bereich für Custom Fields und prüft, welche Feldtypen in eurer Umgebung verfügbar sind.
• Erstellt oder untersucht ein Custom Field und stellt fest, wo es erscheinen kann.
• Findet die Einstellung für Progress Invoicing.
• Findet ein Estimate und untersucht, wie QuickBooks es mit einer Invoice verbindet.
• Findet heraus, wo die Beziehung zwischen Estimate und Progress Invoices angezeigt wird.
• Findet Delayed Charge.
• Findet Delayed Credit.
• Findet heraus, wie ein Delayed Charge auf eine Invoice gelangt.
• Findet heraus, wie ein Delayed Credit auf eine Invoice gelangt.
• Erklärt, welches davon den später zu fakturierenden Betrag erhöht und welches eine zukünftige Invoice reduziert.

Bonus: Findet etwas, das in eurer aktuellen QBO-Oberfläche nicht exakt dort liegt, wo dieser Beitrag es beschreibt.

Herzlichen Glückwunsch.

Ihr habt gerade herausgefunden, warum wir Konzepte lernen und keine Screenshots anbeten.

Mini-Quiz: Gertrude hat ihren Hintern vorbereitet

1. Ein Unternehmen möchte in QBO Advanced das Ablaufdatum eines Vertrags in einem dafür vorgesehenen Custom Field erfassen. Welcher Feldtyp ergibt am meisten Sinn?

A. Date
B. Number
C. Dropdown, weil Dropdowns offenbar alles reparieren
D. Wallace fragen

2. Welche Transaktion bildet die Grundlage für Progress Invoicing?

A. Expense
B. Estimate
C. Delayed Charge
D. Die finanziell abenteuerlichste Option

3. Heute wurde Arbeit erledigt, die erst auf der Monatsrechnung erscheinen soll. Welche Funktion könnte passen?

A. Delayed Charge
B. Delayed Credit
C. Reconciliation
D. Gertrudes forensisches Siegel

4. Ein Kunde soll auf einer zukünftigen Rechnung eine Gutschrift erhalten, ohne dass sein aktueller offener Saldo sofort reduziert wird. Was solltet ihr untersuchen?

A. Delayed Credit
B. Delayed Charge
C. Bank Rule
D. Bücher schließen und so tun, als wäre nichts passiert

5. Ihr erstellt einen Delayed Credit. Was passiert als Nächstes?

A. Er findet die nächste Rechnung automatisch durch Buchhaltungstelepathie.
B. Er reduziert sofort den aktuellen Saldo.
C. Er bleibt für die spätere Verwendung verfügbar und kann einer Invoice hinzugefügt werden.
D. Wallace schickt dem Kunden Bargeld per Post.

Antworten: 1-A, 2-B, 3-A, 4-A, 5-C.

Wenn ihr bei Nummer 5 A gewählt habt, ist Gertrude bereits unterwegs, um einen öligen Arschabdruck auf eurem Schreibtisch zu hinterlassen.

Und denkt daran:

Sobald Gertrude Oily Butt Velocity erreicht hat, kann nicht einmal Wallace sie noch aufhalten.

Genau darum geht es in Level 2

Das Interessante an Level 2 ist für mich nicht, dass wir endlich die schicken Knöpfe anfassen dürfen.

Es ist, dass wir Situationen begegnen, in denen mehrere technisch mögliche Workflows existieren können und wir das Unternehmen gut genug verstehen müssen, um den richtigen auszuwählen.

Ein Custom Field ist nicht nützlich, weil es anpassbar ist.

Progress Invoicing ist nicht nützlich, weil es mehrere Rechnungen erzeugt.

Eine Delayed Transaction ist nicht nützlich, weil QuickBooks sich daran erinnert.

Sie sind nützlich, wenn sie das richtige Problem lösen.

Und genau da wird der Mensch wichtig.

Die Maschine kann das Feld speichern.

Die Maschine kann das Estimate verfolgen.

Die Maschine kann den Delayed Charge festhalten.

Die Maschine kann sich den Delayed Credit merken.

Der Resistance Accountant muss verstehen, warum diese Dinge überhaupt existieren sollen.

Level 2 hat begonnen.

Wallace und Gertrude sind ausgeruht, gut gelaunt und dürfen ausdrücklich nicht so erschöpft aussehen, wie ich mich gerade fühle.

Use the machine. Train the human.

Und inzwischen offenbar auch:

Verify Gemindiarrhea.

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Update: Deutschland übernimmt die Freitagsschicht 🇩🇪

Da ich meinen deutschen Freunden heute schon einen ganzen Beitrag gewidmet habe, ist es nur fair zu erwähnen, dass Deutschland inzwischen offenbar auch offiziell Verantwortung für MUFASA übernommen hat.

Ein deutscher Freund hat mir dieses Video geschickt, um mich zum Lachen zu bringen.

Es hat funktioniert.

Die Deutsche Polizei macht den „It’s Friday Then / Mufasa“-Tanz.

Ich habe Fragen.

Eigentlich nein.

Ich akzeptiere einfach, dass wir inzwischen ein internationales Amtshilfeabkommen für Freitagsoperationen haben.

Meine deutschen Freunde übernehmen heute die Schicht.

MUFASA bleibt selbstverständlich unübersetzt.

Danke, Deutschland. Ich brauchte das. 🇩🇪❤️